Banner-Logo

Rhedeg Cyfarfod

Cynnal cyfarfod yw un o'r prif ffyrdd o gydweithio. Dyma gynghorion ar gyfer cynnal cyfarfodydd gwych.

Cynghorion Defnyddiol

Yn ôl pob tebyg, mae miliynau o bobl o gwmpas y byd yn eistedd mewn cyfarfodydd y funud hon, ac ni fydd pob un o'r cyfarfodydd hyn yn ddiddorol nac yn gynhyrchiol! Ond trwy gynllunio ychydig, gall eich cyfarfodydd fod yn hwyl, yn effeithiol a chyflawni pethau.

5 cyngor defnyddiol ar gyfer cynnal cyfarfodydd gwych
Mae cyfarfodydd ofnadwy – rhai diflas, di-drefn lle mae diffyg penderfyniadau – i'w gweld yn aml mewn ffilmiau a chomedïau teledu. Byddwch chi wedi gweld un rwy'n siŵr. Meddyliwch am gyfarfodydd ofnadwy rydych chi wedi'u gweld neu fod ynddyn nhw – gallech feddwl am wers yn yr ysgol oedd wedi methu â'ch ysbrydoli.
Ysgrifennwch 5 o gynghorion defnyddiol ar gyfer troi cyfarfod ofnadwy yn gyfarfod gwych. Sut byddech chi'n ei wneud yn ddiddorol, yn drefnus ac yn wych o ran gwneud penderfyniadau y mae pawb yn cytuno arnyn nhw?
  1. ...
  2. ...
  3. ...
  4. ...
  5. ...

Nawr, cymharwch eich cynghorion defnyddiol chi â'n rhai ni. Pa mor debyg neu wahanol ydyn nhw?

  Fy Nghynghorion Defnyddiol 5 o Gynghorion Defnyddiol
1   Cadeirydd da
Mae gan gyfarfodydd da gadeirydd neu hwylusydd. Mae'r cadeirydd yn sicrhau bod pawb yn siarad, bod neb yn siarad gormod, a bod pawb yn cadw at yr agenda. Hefyd, mae angen i'r cadeirydd sicrhau eich bod chi i gyd yn fodlon ar y cytundebau rydych chi’n eu gwneud.
Mae cadeirio cyfarfod yn sgil y mae angen i'r rhan fwyaf o bobl ei ymarfer, felly cymerwch eich tro a rhowch gynnig arni.
2   Awyrgylch cyfeillgar
Estynnwch groeso i bobl newydd a rhowch gyfle i bawb ddweud eu dweud. Peidiwch ag ofni anghytuno â'ch gilydd. Fodd bynnag, ceisiwch weithio â’ch gilydd a chefnogi penderfyniadau'r grŵp, hyd yn oed os ydych chi'n anghytuno yn bersonol. Ceisiwch greu awyrgylch creadigol. Cymerwch egwyl, gall chwarae ychydig o gerddoriaeth neu gynnig byrbrydau wneud gwahaniaeth mawr os oes llawer o waith o'ch blaen.
3   Nodau clir
Yn y cyfarfodydd gorau, mae pawb yn glir ynghylch yr hyn rydych chi'n ceisio'i gyflawni. Os byddwch yn mynd i'r gors, cofiwch am eich nodau.
4   Agenda glir
Cynllun o'r hyn y byddwch yn ei drafod yn y cyfarfod yw'r agenda. Rhannwch yr agenda ymlaen llaw er mwyn i bawb weld beth sydd i'w wneud yn yr amser sydd ar gael. I sicrhau bod popeth yn cael ei drafod, pennwch derfyn amser ar gyfer pob eitem ar yr agenda. Cyfrifoldeb y cadeirydd yw sicrhau eich bod yn cadw at yr amserlen.
Os bydd eitem ar yr agenda yn cymryd mwy o amser na'r disgwyl, cytunwch i'w 'gohirio' a chynnwys trafodaeth hirach ar y mater ar agenda'r cyfarfod nesaf.
5   Pwyntiau gweithredu
Gofalwch fod 'ysgrifennydd' neu gofnodydd ym mhob cyfarfod a fydd yn cadw cofnod ysgrifenedig o benderfyniadau'r grŵp, beth roedd pobl wedi cytuno i'w wneud a'r terfynau amser. Dosbarthwch y nodiadau (neu'r 'cofnodion’) ar ôl y cyfarfod, er mwyn i bawb wybod beth mae angen iddyn nhw ei wneud ac i'r bobl oedd yn absennol gael gwybodaeth am y cyfarfod.

Nawr cytunwch ar 5 cyngor defnyddiol gyfer eich cyfarfodydd, ysgrifennwch nhw ar ddalen fawr o bapur a'u pinio i'r wal ym mhob cyfarfod i'ch atgoffa.

Cofnodi eich Cyfarfodydd

Mae cyfarfodydd yn gyfle gwych i drafod syniadau, creu cynlluniau ac adrodd yn ôl. Ond mewn gwirionedd, 'dydych chi ddim yn gwneud llawer iawn mewn cyfarfodydd. Felly, mae'r hyn rydych chi'n ei wneud rhwng cyfarfodydd yn bwysig iawn. Er enghraifft, gallai cyfarfod ofyn i chi wneud ychydig o ymchwil a chyflwyno eich canfyddiadau yn y cyfarfod nesaf. Mae'n bwysig eich bod yn cwblhau unrhyw dasgau y cytunwch i'w gwneud.

Dyna’r rheswm y mae cyfarfodydd yn defnyddio pwyntiau gweithredu neu ‘gofnodion’.

Dyma dempled ar gyfer ysgrifennu pwyntiau gweithredu yn eich grŵp.

Gofalwch fod cofnodydd neu ysgrifennydd y cyfarfod yn cael amser i nodi popeth ar bapur, ac yna i ysgrifennu'r cofnodion a'u dosbarthu cyn gynted â phosib ar ôl y cyfarfod. Defnyddio cyfrifiadur ac e-bost yw'r ffordd hawsaf i wneud hyn.

Dylai'r eitem gyntaf ar agenda'r cyfarfod nesaf bob amser fod yn adroddiad ar yr hyn a gyflawnwyd ers y cyfarfod blaenorol

Teitl y Cyfarfod: Dyddiad:
Enwau'r bobl oedd yn y cyfarfod  
Enwau'r bobl oedd yn methu dod i'r cyfarfod  
Adrodd yn ôl ar y camau y cytunodd pobl i'w gwneud yn y cyfarfod diwethaf  
Eitem 1 ar yr agenda
(Rhowch grynodeb yma)
Camau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw
Pwy sy'n arwain:
Beth fydd angen ei wneud:
Pryd bydd angen iddo ddigwydd:
Pwy ddylai helpu:
Sut beth yw llwyddiant …
Eitem 2 ar yr agenda
(Rhowch grynodeb yma)
Camau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw
Pwy sy'n arwain:
Beth fydd angen ei wneud:
Pryd bydd angen iddo ddigwydd:
Pwy ddylai helpu:
Sut beth yw llwyddiant …
Eitem 3 ar yr agenda
(Rhowch grynodeb yma)
Camau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw
Pwy sy'n arwain:
Beth fydd angen ei wneud:
Pryd bydd angen iddo ddigwydd:
Pwy ddylai helpu:
Sut beth yw llwyddiant …
Eitem 4 ar yr agenda
(Rhowch grynodeb yma)
Camau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw
Pwy sy'n arwain:
Beth fydd angen ei wneud:
Pryd bydd angen iddo ddigwydd:
Pwy ddylai helpu:
Sut beth yw llwyddiant …
Unrhyw fater arall
(Eitemau oedd heb eu cynnwys ar yr agenda)
Camau gweithredu y cytunwyd arnyn nhw
Pwy sy'n arwain:
Beth fydd angen ei wneud:
Pryd bydd angen iddo ddigwydd:
Pwy ddylai helpu:
Sut beth yw llwyddiant …
Cytuno ar ddyddiad, lleoliad ac amser y cyfarfod nesaf  

Penderfynu ar Gamau Gweithredu Cyraeddadwy

Mae hwn yn weithgaredd i helpu eich cyfarfod i benderfynu ar gamau gweithredu cyraeddadwy.

Gweithiwch gyda’ch gilydd ar ddalennau mawr o bapur a chwblhau'r diagram llif gan ddefnyddio geiriau a/neu luniau.

Trafodwch a yw eich cynllun yn un CAMPUS

C Cyraeddadwy – mae'n bosib i chi ei gyflawni.
A Amserol - gellir ei gyflawni yn yr amser sydd ar gael (er enghraifft, mewn tymor).
M Mesuradwy - gellir mesur unrhyw newid sy'n digwydd.
P Penodol - mae'n bosib ei ddiffinio'n glir.
U Uchelgeisiol - mae'n heriol.
S Synhwyrol - mae'n bosib ei gyflawni â'r adnoddau sydd gennych.

Os nad yw eich cynllun yn un CAMPUS, meddyliwch amdano eto a'i wneud yn fwy CAMPUS. Er enghraifft, hoffech chi drefnu cyngerdd mawreddog gan Taylor Swift, ond, mae hyn yn anodd iawn. Felly, ystyriwch drefnu noson o adloniant llafar gan berfformwyr lleol. Byddwch yn cyflawni'r un canlyniadau ond ar raddfa fwy cyraeddadwy.

Mae hi bron bob amser yn well gwneud rhywbeth bach sy'n llwyddo na rhywbeth mawr sy'n methu.

Goresgyn rhwystrau - Brics a Morthwylion

Unwaith y byddwch yn cytuno ar y camau CAMPUS i'w cymryd, byddwch chi’n wynebu heriau a rhwystrau o hyd. Bydd y Brics a Morthwylion yn eich helpu i nodi'r rhwystrau a goresgyn yr heriau.

Dechreuwch drwy dynnu llun wal frics ar ddarn mawr o bapur.

Mae pob bricsen yn y wal yn cynrychioli rhwystr neu her y byddwch chi'n eu hwynebu os yw eich gweithred am lwyddo. Bydd rhai heriau yn rhai syml (er enghraifft, os nad ydych chi'n gwybod â phwy i gysylltu er mwyn cael caniatâd i ddefnyddio neuadd yr ysgol) a gall rhai fod yn fwy sylfaenol (er enghraifft, os nad oes gennych yswiriant i gynnal digwyddiad).

Ysgrifennwch yr heriau ar y brics, un her am bob bricsen. Yna, codwch set o forthwylion fel yr un isod. Mae pob morthwyl yn fodd i ddatrys her. Mae'r morthwylion yn chwalu'r rhwystrau y mae'r wal frics yn eu cynrychioli.

Ysgrifennwch ar forthwyl sut mae datrys yr her a'i gysylltu i'r fricsen berthnasol. Cofiwch y gall fod gofyn mynd ati mewn ffyrdd gwahanol iawn i ddatrys yr heriau.
Ar ôl gorffen, adolygwch eich brics a'ch morthwylion a chytunwch ar eich pwyntiau gweithredu newydd.
Argraffwch y morthwylion hyn a thorri o'u hamgylch i'w defnyddio yn y Gweithgaredd Brics a Morthwylion.