Banner-Logo

Συντονισμός Συνεδρίασης

Η συνεδρίαση/ συνάντηση είναι μια ομαδική εργασία. Ακολουθούν συμβουλές για φανταστικές συνεδριάσεις/ συναντήσεις.

Σημαντικές Συμβουλές

Είναι πιθανόν να υπάρχουν εκατομμύρια άνθρωποι σε όλο τον κόσμο που συνεδριάζουν αυτή τη στιγμή και ίσως αυτές οι συνεδριάσεις να μην είναι ενδιαφέρουσες ή παραγωγικές στο σύνολό τους! Με έναν καλό προγραμματισμό, όμως, οι συνεδριάσεις σας μπορεί να είναι διασκεδαστικές, αποτελεσματικές και παραγωγικές.

5 συμβουλές για επιτυχημένες συνεδριάσεις
Πολύ συχνά παρακολουθούμε σε τηλεοπτικές κωμωδίες και ταινίες απαίσιες συνεδριάσεις, δηλαδή, βαρετές, με άσχημη ροή και χωρίς τελικές αποφάσεις. Σίγουρα θα έχετε παρακολουθήσει κάτι τέτοιο τουλάχιστον μια φορά. Σκεφτείτε όλες τις απαίσιες συνεδριάσεις που έχετε δει ή στις οποίες συμμετείχατε, ακόμη και ένα σχολικό μάθημα που απέτυχε να σας εμπνεύσει.
Γράψτε 5 συμβουλές για να μετατρέψετε μια απαίσια συνεδρίαση σε φοβερή. Πώς θα την κάνατε ενδιαφέρουσα, με ομαλή ροή και συλλογικότητα στη λήψη αποφάσεων;
  1. ...
  2. ...
  3. ...
  4. ...
  5. ...

Τώρα συγκρίνετε τις συμβουλές σας με τις δικές μας. Πόσο μοιάζουν ή διαφέρουν;

  Οι Συμβουλές μου 5 Συμβουλές
1   Ένας καλός πρόεδρος
Μια καλή συνεδρίαση έχει έναν πρόεδρο ή διαμεσολαβητή. Ο πρόεδρος βεβαιώνεται ότι όλοι παίρνουν το λόγο, κανείς δεν μονοπολεί τη συζήτηση και τηρείται η ατζέντα. Βεβαιώνεται επίσης ότι οι αποφάσεις που λαμβάνονται ικανοποιούν όλους.
Το να προεδρεύει κανείς μιας συνεδρίασης είναι μια δεξιότητα που οι περισσότεροι άνθρωποι θα πρέπει να εξασκήσουν βήμα με βήμα.
2   Μια φιλική ατμόσφαιρα
Καλωσορίστε τα νέα μέλη και δώστε σε όλους την ευκαιρία να πάρουν το λόγο. Μην φοβηθείτε να διαφωνήσετε μεταξύ σας. Ωστόσο, χρειάζεται να συνεργαστείτε και να στηρίξετε τις αποφάσεις της ομάδας, ακόμα και αν εσείς προσωπικά διαφωνείτε.
Προσπαθήστε να καλλιεργήσετε μια δημιουργική ατμόσφαιρα. Κάνοντας ένα διάλειμμα, βάζοντας κάποια μουσική ή φέρνοντας σνακ μπορεί να κάνει τη διαφορά, αν έχετε πολλά να κάνετε.
3   Σαφείς στόχοι
Οι καλύτερες συνεδριάσεις είναι αυτές όπου είναι ξεκάθαρο σε όλους αυτό που προσπαθούν να επιτύχουν. Αν τα πράγματα κολλήσουν, υπενθυμίστε στον εαυτό σας τους στόχους σας.
4   Μια σαφής ατζέντα
Η ατζέντα σας είναι το πλάνο για αυτά που θα συζητηθούν στη συνεδρίαση. Μοιραστείτε την ατζέντα εκ των προτέρων, έτσι ώστε ο καθένας να μπορεί να δει τι θα γίνει στο διαθέσιμο χρόνο. Για να βεβαιωθείτε ότι όλα χωράνε στην ατζέντα, σημειώστε τη χρονική διάρκεια για το κάθε θέμα. Είναι ευθύνη του προέδρου να διασφαλίσει την τήρηση του χρονοδιαγράμματος.
Αν υπάρχει ένα θέμα στην ατζέντα που διαρκεί περισσότερο χρόνο από ό, τι αναμενόταν, συμφωνήστε να το αφήσετε και να το μεταφέρετε στην ατζέντα της επόμενης συνεδρίασης.
5   Σημεία δράσης
Βεβαιωθείτε ότι σε κάθε συνεδρίαση θα υπάρχει πρακτικογράφος ή «γραμματέας» που κρατάει ένα γραπτό αρχείο με τις αποφάσεις της ομάδας, τα συμφωνηθέντα και τις προθεσμίες. Κοινοποιήστε τις σημειώσεις ή τα πρακτικά μετά από κάθε συνεδρίαση, έτσι ώστε ο καθένας να ξέρει τι πρέπει να κάνει και αυτοί που απουσίαζαν να ενημερωθούν.

Τώρα καταλήξτε στις 5 καλύτερες συμβουλές για τις συνεδριάσεις σας, σημειώστε τις σε ένα μεγάλο φύλλο χαρτιού και αναρτήστε τις στον τοίχο σε κάθε συνεδρίαση ως υπενθύμιση.

Αρχειοθέτηση των Συνεδριάσεων

Οι συνεδριάσεις είναι μεγάλες ευκαιρίες για να συζητήσετε ιδέες, να κάνετε σχέδια και να υποβάλετε σχετικές εκθέσεις. Στην πραγματικότητα, όμως, δεν κάνετε πολλά πράγματα στις συνεδριάσεις. Ως εκ τούτου, ό, τι κάνετε μεταξύ των συνεδριάσεων είναι πολύ σημαντικό. Για παράδειγμα, σε μια συνεδρίαση μπορεί να χρειάζεται να κάνετε κάποια έρευνα και να παρουσιάσετε τα ευρήματά σας στην επόμενη συνεδρίαση. Είναι σημαντικό να ολοκληρώνονται όλες οι εργασίες που συμφωνούνται να γίνουν.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο στις συνεδριάσεις έχουμε σημεία δράσης ή «πρακτικά».

Πιο κάτω παρατίθεται ένα πρότυπο για τα σημεία δράσης της ομάδας σας.

Βεβαιωθείτε ότι ο πρακτικογράφος ή ο γραμματέας της συνεδρίασης έχει αρκετό χρόνο για να τα γράψει όλα, να τα επιμεληθεί και να τα κοινοποιήσει, το συντομότερο δυνατό, μετά τη συνεδρίαση. Είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να γίνει αυτό.

Το πρώτο θέμα στην ατζέντα της επόμενης συνεδρίασης θα πρέπει πάντα να είναι μια αναφορά σε όλα όσα έχουν επιτευχθεί από την προηγούμενη συνεδρίαση.

Τίτλος Συνεδρίασης: Ημερομηνία:
Ονόματα των συμμετεχόντων  
Ονόματα αυτών που δεν μπορούσαν να παρευρεθούν  
Αναφορά στα όσα συμφωνήθηκαν στην προηγούμενη συνεδρίαση  
Θέμα Ατζέντας 1
(περίληψη)
Δράσεις που συμφωνήθηκαν
Ποιος ηγείται:
Τι χρειάζεται να γίνει:
Πότε θα πρέπει να συμβεί:
Ποιος θα πρέπει να βοηθήσει:
Η επιτυχία μοιάζει...
Θέμα Ατζέντας 2
(περίληψη)
Δράσεις που συμφωνήθηκαν
Ποιος ηγείται:
Τι χρειάζεται να γίνει:
Πότε θα πρέπει να συμβεί:
Ποιος θα πρέπει να βοηθήσει:
Η επιτυχία μοιάζει...
Θέμα Ατζέντας 3
(περίληψη)
Δράσεις που συμφωνήθηκαν
Ποιος ηγείται:
Τι χρειάζεται να γίνει:
Πότε θα πρέπει να συμβεί:
Ποιος θα πρέπει να βοηθήσει:
Η επιτυχία μοιάζει...
Θέμα Ατζέντας 4
(περίληψη)
Δράσεις που συμφωνήθηκαν
Ποιος ηγείται:
Τι χρειάζεται να γίνει:
Πότε θα πρέπει να συμβεί:
Ποιος θα πρέπει να βοηθήσει:
Η επιτυχία μοιάζει...
Άλλο θέμα
(Θέματα εκτός ατζέντας)
Δράσεις που συμφωνήθηκαν
Ποιος ηγείται:
Τι χρειάζεται να γίνει:
Πότε θα πρέπει να συμβεί:
Ποιος θα πρέπει να βοηθήσει:
Η επιτυχία μοιάζει...
Συμφωνήστε για την ημερομηνία και την ώρα της επόμενης συνεδρίασης  

Λήψη Αποφάσεων για Εφικτές Δράσεις

Αυτή είναι μια δραστηριότητα για να βοηθήσει στη λήψη αποφάσεων για τις εφικτές δράσεις.

Συνεργαστείτε σε μεγάλα φύλλα χαρτιού και ολοκληρώστε το πιο κάτω διάγραμμα χρησιμοποιώντας λέξεις ή/ και εικόνες.

Συζητήστε εάν το πλάνο σας είναι SMART

S Συγκεκριμένο (Specific): μπορεί να προσδιοριστεί.
M Μετρήσιμο (Measurable): μπορεί να μετρηθεί οποιαδήποτε αλλαγή γίνει σε αυτό.
A Εφικτό (Achievable): μπορεί να γίνει.
R Ρεαλιστικό (Realistic): μπορεί να γίνει με τους διαθέσιμους πόρους.
T Χρονικά προσδιορίσιμο (Time-bound): μπορεί να γίνει στο διαθέσιμο χρόνο (για παράδειγμα σε ένα τρίμηνο).

Αν αυτό που προγραμματίζετε δεν είναι SMART, σκεφτείτε το ξανά και κάντε το πιο SMART. Για παράδειγμα, θέλετε να οργανώσετε ένα κονσέρτο με την Taylor Swift, αλλά είναι πολύ δύσκολο. Σκεφτείτε, λοιπόν, τη διοργάνωση ενός γεγονότος με εγχώριους καλλιτέχνες. Θα πετύχετε παρόμοια αποτελέσματα, αλλά σε πιο εφικτή κλίμακα.

Είναι καλύτερο να κάνουμε κάτι μικρό που μπορεί να πετύχει αντί κάτι μεγάλο που θα αποτύχει.

Εμπόδια και Προκλήσεις – Η Δραστηριότητα «Τούβλα και Σφυριά»

Όταν συμφωνήσετε πώς θα ενεργήσετε και ελέγξετε ότι η επιλογή σας είναι SMART, θα εξακολουθήσετε να αντιμετωπίζετε εμπόδια και προκλήσεις. Τα τούβλα και σφυριά θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε τα εμπόδια και να ξεπεράσετε τις δυσκολίες.

Ξεκινήστε ζωγραφίζοντας σε ένα μεγάλο κομμάτι χαρτί ένα τούβλο πάνω σε ένα τοίχο.

Κάθε τούβλο στον τοίχο αποτελεί ένα εμπόδιο ή μια πρόκληση που αντιμετωπίζετε. Κάποιες προκλήσεις μπορεί να είναι ρουτίνα (για παράδειγμα, αν δεν ξέρετε από ποιον να ζητήσετε την άδεια για να χρησιμοποιήσετε την αίθουσα του σχολείου) και κάποιες άλλες μπορεί να είναι πιο σημαντικές (για παράδειγμα, εάν δεν έχετε ασφάλιση για να πραγματοποιήσετε ένα γεγονός).

Γράψτε τις προκλήσεις στα τούβλα. Βεβαιωθείτε ότι σημειώνετε μία πρόκληση σε κάθε τούβλο. Έπειτα, πάρτε κάποια σφυριά, όπως το παρακάτω. Κάθε σφυρί αντιπροσωπεύει μια λύση σε μια πρόκληση. Τα σφυριά γκρεμίζουν τα εμπόδια που παρουσιάζονται στον τοίχο.

Γράψτε μια λύση για κάθε πρόκληση πάνω σε σφυρί και τοποθετήστε τα σφυριά στα σχετικά τούβλα. Να θυμάστε ότι μια λύση μπορεί να περιλαμβάνει την αντιμετώπιση των προκλήσεων με πολύ διαφορετικό τρόπο.
Όταν τελειώσετε, εξετάστε τα τούβλα και τα σφυριά σας και συμφωνήστε για τα μετέπειτά σας βήματα.
Εκτυπώστε και κόψτε τα πιο κάτω σφυριά για να τα χρησιμοποιήσετε στη δραστηριότητα «Τούβλα και Σφυριά».