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Gestire una riunione

Fare una riunione è uno dei tanti modi di lavorare insieme. Ecco dei consigli per fare riunioni fantastiche.

Consigli chiave

Probabilmente ci sono milioni di persone in tutto il mondo che sono sedute a una riunione in questo momento e non tutte queste riunioni saranno interessanti o produttive! Ma con un po’ di organizzazione le vostre riunioni possono essere divertenti, efficaci e portare a qualcosa di concreto.

5 consigli chiave per una riunione perfetta
La riunione terribile (noiosa, mal gestita e inconcludente) è spesso parte di commedie televisive e film. Quasi certamente ne avrete vista una! Pensate a una qualsiasi riunione terribile che avete visto o alla quale avete fatto parte: potrebbe persino essere una lezione a scuola che non vi ha inspirati.
Scrivete cinque consigli chiave per trasformare una riunione terribile in una perfetta. Vorreste rendere la vostra riunione interessante, gestita bene e perfetta per prendere decisioni condivise da tutti?
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Ora paragonate i vostri consigli con i nostri: sono simili o differenti?

  I miei consigli chiave 5 consigli chiave
1   Un buon moderatore
Una riunione fatta bene ha un moderatore o un facilitatore. Il moderatore si assicura che tutti abbiano spazio per parlare, che nessuno domini la discussione e che l’ordine del giorno venga seguito rigorosamente. Il moderatore deve anche assicurarsi che tutti siano soddisfatti degli accordi raggiunti.
Presiedere una riunione è una competenza che molte persone devono allenare, quindi fate a turno e provate.
2   Un’atmosfera amichevole
Date il benvenuto ai nuovi partecipanti e date la possibilità a tutti di dire la propria. Non abbiate paura di essere in disaccordo con gli altri. Tuttavia, lavorate insieme agli altri e sostenete le decisioni di gruppo, anche se non siete d’accordo personalmente. Provate a generare un’atmosfera creativa. Fare delle pause, mettere la musica o portare degli snack possono fare la differenza se l’ordine del giorno è molto pieno.
3   Obiettivi chiari
Le riunioni migliori sono quelle dove tutti sanno chiaramente qual è l’obiettivo. Se le cose s’inceppano, ripensate a quali sono i vostri obiettivi.
4   Un ordine del giorno chiaro
L’ordine del giorno è il piano di quello che verrà discusso alla riunione. Condividete l’ordine del giorno in anticipo così tutti possono vedere cosa c’è da fare nel tempo disponibile. Per riuscire a discutere tutti i punti, date un tempo massimo a ogni argomento. È responsabilità del moderatore assicurarsi di rispettare la tabella di marcia. Se c’è un argomento che prende più tempo del previsto, fermate la discussione e mettetelo nell’ordine del giorno della prossima riunione assegnandogli un tempo più lungo.
5   Azioni
A ogni riunione, assicuratevi di avere un “segretario” o una persona che prenda appunti su quello che il gruppo decide, quali compiti ha ognuno e le scadenze. Dopo la riunione, mandate gli appunti (o il “verbale”) a tutti, così i membri sanno cosa fare e le persone che non sono venute alla riunione possono rimanere informate.

Ora mettetevi d’accordo sui cinque consigli chiave per le vostre riunioni, scriveteli su un foglio grande e appendetelo alla parete ogni volta che vi riunite.

Verbalizzare le riunioni

Le riunioni sono una grande opportunità per discutere le idee, pianificare e fare il punto, però non si fa niente di pratico durante le riunioni. Quindi, tra una riunione e l’altra è molto importante agire. Per esempio, in una riunione potrebbe essere richiesto di fare una ricerca e presentare ciò che avete scoperto alla prossima riunione. È importante che completiate ogni compito assegnato.

Ecco perché le riunioni hanno le azioni o i verbali.

Qui sotto trovate una tabella per fare i verbali durante le riunioni.

Assicuratevi che il segretario abbia abbastanza tempo per scrivere tutto e che mandi il verbale ai membri il prima possibile dopo la riunione. È più facile usare un computer e un’email in questo caso.

Il primo punto dell’ordine del giorno della riunione successiva dovrebbe essere sempre un resoconto di quello che è stato definito nella riunione precedente.

Titolo della riunione: Data:
Nomi delle persone presenti alla riunione  
Nomi delle persone che non sono potute venire  
Resoconto di quello che è stato concordato alla riunione precedente  
Punto 1
(Riassumetelo qui)
Azioni concordate
Responsabile:
Cosa deve essere fatto:
Quando deve essere fatto:
Chi deve aiutare:
Il risultato dovrebbe essere...
Punto 2
(Riassumetelo qui)
Azioni concordate
Responsabile:
Cosa deve essere fatto:
Quando deve essere fatto:
Chi deve aiutare:
Il risultato dovrebbe essere...
Punto 3
(Riassumetelo qui)
Azioni concordate
Responsabile:
Cosa deve essere fatto:
Quando deve essere fatto:
Chi deve aiutare:
Il risultato dovrebbe essere...
Punto 4
(Riassumetelo qui)
Azioni concordate
Responsabile:
Cosa deve essere fatto:
Quando deve essere fatto:
Chi deve aiutare:
Il risultato dovrebbe essere...
Altri punti 2
(questioni che non erano nell’ordine del giorno)
Azioni concordate
Responsabile:
Cosa deve essere fatto:
Quando deve essere fatto:
Chi deve aiutare:
Il risultato dovrebbe essere...
Decidete la data, il luogo e l’orario della prossima riunione  

Decidere azioni fattibili

Questa è un’attività per far sì che vengano decise azioni fattibili.

Lavorate insieme su un grande foglio di carta e completate il diagramma a blocchi usando parole e/o immagini.

Chiedetevi se il vostro piano è SMART

S Specifico: può essere definito chiaramente.
M Misurabile: ogni cambiamento che si verifica può essere misurato.
A Accessibile: può essere raggiunto, è fattibile.
R Realistico: può essere fatto con le risorse disponibili.
T legato al Tempo: può essere fatto nel tempo disponibile (per esempio in un quadrimestre).

Se quello che pianificate non è SMART riflettete di nuovo sul piano e rendetelo più intelligente. Per esempio, se volete organizzare un concerto di beneficenza con Morgan, è chiaro che sia improbabile che accada, quindi pensate a organizzare un evento con artisti locali. Raggiungerete risultati simili, ma in una scala più fattibile.

Spesso è meglio fare qualcosa di piccolo che funzioni rispetto a qualcosa di grande che fallisca.

Superare gli ostacoli: mattoni e martelli

Dopo che siete d’accordo sulle azioni da intraprendere e avete controllato che siano SMART, incontrerete comunque degli ostacoli e delle sfide. “Mattoni e martelli” è un’attività per aiutarvi a identificare le sfide e capire come superarle.

Iniziate disegnando un muro di mattoncini su un grande foglio di carta.

Ogni mattone del muro rappresenta un ostacolo da scavalcare o una sfida per raggiungere il risultato. Alcune sfide sono di routine (per esempio, se non sapete a chi chiedere il permesso per utilizzare l’aula magna della scuola) e altre sono più fondamentali (per esempio, se non avete un’assicurazione per tenere un evento).
Su ogni mattone scrivete una sfida diversa.

Poi prendete dei martelli come quello qui accanto, ogni martello rappresenta una soluzione a una sfida. I martelli buttano giù gli ostacoli rappresentati dal muro di mattoni.

Scrivete sul martello una soluzione a ciascuna sfida e attaccateli sui mattoni attinenti. Ricordatevi che come soluzione potreste affrontare il problema in un modo completamente diverso.
Quando avete finito, controllate tutti i mattoni e i martelli e decidete i nuovi punti d’azione.
Stampate e ritagliate questi martelli per usarli nell’attività dei Mattoni e martelli. Stampate e ritagliate questi martelli per usarli nell’attività dei Mattoni e martelli.