Banner-Logo

Prowadzenie spotkania

Spotkania są jednym z głównych sposobów współpracy. Wskazówki, jak prowadzić udane spotkania.

Najważniejsze wskazówki

Prawdopodobnie miliony ludzi na całym świecie siedzą teraz na spotkaniach, lecz nie każde z tych spotkań jest interesujące i produktywne. Jednak przy odrobinie planowania, spotkania mogą być zabawne, efektywne i produktywne.

5 najważniejszych wskazówek, by prowadzić świetne spotkania
Okropnie nudne, źle prowadzone spotkania często przedstawiane są w komediach i TV. Prawie na pewno się z tym zetknąłeś! Pomyśl o jednym z takich fatalnych spotkań, które widziałeś albo w którym uczestniczyłeś. Może to być nawet lekcja w szkole.
Napisz 5 najlepszych wskazówek, w jaki sposób zmienić to spotkanie z nudnego w interesujące.
  1. ...
  2. ...
  3. ...
  4. ...
  5. ...

Następnie porównaj swoje najlepsze wskazówki z naszymi poradami. Jak bardzo są podobne albo jak bardzo się różnią?

  Moje najlepsze wskazówki 5 najlepszych wskazówek
1   Dobry przewodniczący
Dobre spotkanie ma osobę prowadzącą lub moderatora. Osoby te pilnują, aby każdy się wypowiedział, by nikt nie zdominował dyskusji oraz żeby uczestnicy trzymali się planu. Przewodniczący spotkania musi się upewnić, że każdy jest usatysfakcjonowany końcowymi ustaleniami.
Przewodniczenie spotkaniu to umiejętność, którą większość osób musi ćwiczyć. Poćwiczcie więc na zmianę i spróbujcie.
2   Przyjazna atmosfera
Przywitaj się z uczestnikami i daj wszystkim szansę wypowiedzenia się. Nie obawiaj się, jeśli się ze sobą nie zgadzacie. Wspieraj grupowe decyzje, nawet jeśli osobiście się z nimi nie zgadzasz. Staraj się stworzyć atmosferę kreatywności. Rób przerwy, włączaj muzykę, przynieś przekąski – może to pomóc, zwłaszcza gdy jest dużo do zrobienia.
3   Jasne cele
Najlepsze spotkania to takie, gdzie wszyscy wiedzą, co próbujecie osiągnąć. Jeżeli utkniecie w martwym punkcie, przypomnijcie sobie o celach.
4   Jasny porządek spotkania
Porządek spotkania to plan tego, co chcecie przedyskutować podczas spotkania. Podziel się tym planem przed rozpoczęciem spotkania, tak by każdy wiedział, co jest do zrobienia w czasie, jakim dysponujecie. Aby upewnić się, że zdążysz ze wszystkim, określ ramy czasowe dla każdego punktu programu. Przewodniczący spotkania jest odpowiedzialny za trzymanie się planu.
Jeżeli jeden z punktów programu zajmuje więcej czasu, niż zostało przewidziane, należy go zaznaczyć jako punkt do dłuższej dyskusji podczas następnego spotkania.
5   Kierunki działania
Upewnij się, że na każdym spotkaniu jest osoba odpowiedzialna za sporządzanie notatek lub „sekretarz“, który spisuje decyzje grupy, uzgodnienia i terminy wykonania. Po spotkaniu, prześlij wszystkim uczestnikom swoje notatki, tak by każdy wiedział, co ma zrobić, oraz by osoby, które nie uczestniczyły w spotkaniu, były na bieżąco.

Na koniec wybierz 5 najlepszych wskazówek, które wykorzystasz podczas swoich spotkań. Zapisz je na dużych kartkach papieru i przyczep na ścianie podczas każdego spotkania jako przypomnienie.

Rejestrowanie spotkań

Spotkania są świetną okazją do przedyskutowania pomysłów, tworzenia planów i zdawania relacji. Jednak podczas spotkań nie robisz zbyt wiele. Dlatego też to, co robisz między spotkaniami, jest tak ważne. Na przykład może to oznaczać, że jesteś zobowiązany do przeprowadzenia badań i zaprezentowania wyników podczas następnego spotkania. Ważne jest, by ukończyć każde zadanie, jakiego się podjąłeś.

Dlatego spotkania muszą zawierać zatwierdzone zadania do wykonania oraz notatki.

Oto wzór na sporządzenie planu spotkania w Twojej grupie.

Upewnij się, że osoba odpowiedzialna za robienie notatek ma czas na zapisanie wszystkiego, a po spotkaniu, przepisuje i rozsyła notatki, tak szybko, jak to możliwe. Najlepiej użyć w tym celu komputera i poczty elektronicznej.

Pierwszym punktem w programie spotkania powinno być zawsze sprawozdanie z tego, co zostało osiągnięte od ostatniego spotkania.

Tytuł spotkania: Data:
Nazwiska osób uczestniczących w spotkaniu  
Nazwiska osób, które nie mogły przyjść  
Przypomnienie, jakie zadania zostały ustalone podczas poprzedniego spotkania  
Punkt 1
(podsumuj tutaj)
Ustalone działania
Kto przewodniczy:
Co należy zrobić:
Kiedy należy to zrobić:
Kto powinien pomóc:
Sukcesem jest…
Punkt 2
(podsumuj tutaj)
Ustalone działania
Kto przewodniczy:
Co należy zrobić:
Kiedy należy to zrobić:
Kto powinien pomóc:
Sukcesem jest…
Punkt 3
(podsumuj tutaj)
Ustalone działania
Kto przewodniczy:
Co należy zrobić:
Kiedy należy to zrobić:
Kto powinien pomóc:
Sukcesem jest…
Punkt 4
(podsumuj tutaj)
Ustalone działania
Kto przewodniczy:
Co należy zrobić:
Kiedy należy to zrobić:
Kto powinien pomóc:
Sukcesem jest…
Pozostałe kwestie
(punkty, które nie były przewidziane w programie spotkania)
Ustalone działania
Kto przewodniczy:
Co należy zrobić:
Kiedy należy to zrobić:
Kto powinien pomóc:
Sukcesem jest…
Uzgodnijcie datę, miejsce i czas następnego spotkania  

Decydowanie się na możliwe działania

To zadanie pomoże Ci uzgodnić osiągalne działania.

Pracujcie wspólnie na dużych kartkach papieru i wypełnijcie diagram używając słów i/lub obrazków.

Ustalcie, czy Wasz plan jest SMART

S Skonkretyzowany – czy może być jasne zdefiniowany
M Mierzalny – czy każda zmiana może zostać zmierzona
A Achievable (osiągalny) – czy jest możliwy do wykonania
R Realistyczny – czy może być zrealizowany przy dostępnych zasobach
T Terminowy – czy może być wykonany w dostępnym czasie (np. podczas jednego semestru)

Jeżeli to, co zaplanowałeś nie jest w pełni zgodne z zasadą SMART, przemyśl to ponownie i nanieś zmiany. Na przykład chcesz zorganizować charytatywny koncert Taylor Swift. Jednak jest to mało prawdopodobne. Pomyśl więc o zorganizowaniu imprezy z udziałem lokalnie znanej osoby publicznej. Rezultat będzie podobny, ale na osiągalną skalę.

Niemal zawsze lepiej jest zrobić coś mniejszego, co się powiedzie, niż coś wielkiego, co nie wypali.

Pokonywanie przeszkód – Cegły i młotki

Jeżeli uzgodniliście, jaką akcję chcecie przeprowadzić i jest ona zgodna z zasadą SMART, napotkacie na różne wyzwania i trudności. Cegły i młotki pomogą Wam zidentyfikować przeszkody i pokonać wyzwania.

Zacznij od narysowania muru z cegieł na dużej kartce papieru.

Każda cegła w murze przedstawia jedną przeszkodą bądź wyzwanie, jakiemu musicie stawić czoła, aby akcja okazała się sukcesem. Niektóre wyzwania są rutynowe (np. nie wiecie, kogo zapytać o pozwolenie na wykorzystanie szkolnego korytarza), natomiast inne mogą być bardziej istotne (na przykład, czy macie ubezpieczenie na dane wydarzenie). Zapisz wyzwania na cegłach, po jednym na każdej cegłę.

Następnie weź zestaw młotków, jak ten obok. Każdy młotek przedstawia rozwiązanie dla danego wyzwania. Młotki usuwają przeszkody pokazane na murze.

Zanotuj rozwiązanie każdego problemu i przyklej młotki do odpowiednich cegieł. Pamiętaj, że rozwiązanie może oznaczać różnorakie podejście do danego problemu.
Kiedy skończycie, przyjrzyjcie się cegłom i młotkom i ustalcie plan działania.
Wydrukuj i wytnij młotki, aby użyć je do ćwiczenia „Cegły i młotki”.